Organiser un séminaire en entreprise : les 10 points clefs à checker

Organiser un séminaire d'entreprise est une tâche complexe qui nécessite une planification. Que vous souhaitiez renforcer les liens entre vos collaborateurs, mettre en place une nouvelle stratégie marketing ou simplement réunir vos collaborateurs pour leur présenter les chiffres de l'année, chaque détail compte. 

Voici une check-list pour vous aider à organiser un séminaire réussi !

1. Définir l'objectif du séminaire
La première étape consiste à déterminer l'objectif de votre séminaire. Est-ce pour former vos collaborateurs, les motiver, renforcer la cohésion au sein de l'équipe, intégrer de nouveaux employés ou prendre des décisions importantes ? Une fois que vous avez une idée claire de l'objectif, vous pouvez passer à l'étape suivante.
2. Identifier le public cible
La nature de votre séminaire dépendra en grande partie des personnes que vous convierez à y participer. Le séminaire s'adresse-t-il aux employés de l'entreprise ou à des partenaires ? Est-ce un événenent interne ou externe? Sur un seul service ou toute l'entreprise ?
Le conseil de Madeleine : Si vous réunissez des collaborateurs de différents services, prévoyez des "icebreakers" ou animation s toutes les 1H30 pour faciliter les moments de partage et d'échange.
3. Choisir le lieu idéal
Le lieu de votre séminaire joue un rôle crucial dans sa réussite. Il doit être accessible, confortable et pratique. Si vous organisez un événement pour un grand nombre de personnes, vous devrez peut-être envisager de louer un espace en dehors de vos bureaux. N'oubliez pas de prendre en compte la capacité d'accueil du lieu, la qualité des infrastructures et les services proposés sur place.
Le conseil d'Alphonse : Vous avez deux options : contacter un traiteur événementiel qui se chargera de trouver le lieu et fournir toute la prestation traiteur ou bien trouver le lieu par vous-même. Dans ce second cas de figure, gardez en tête que le traiteur est parfois déjà référencé par le lieu et qu'il n'est pas toujours possible de le choisir.
4. Fixer une date
Choisir la bonne date pour votre séminaire est essentiel. Évitez les périodes de vacances scolaires, les périodes de rush où vos employés sont susceptibles d'être trop occupés. N'oubliez pas de réserver votre lieu à l'avance pour vous assurer qu'il est disponible à la date choisie.
Le conseil de Madeleine : Attention aux périodes très demandées comme janvier, juin, septembre et décembre pour les lieux événementiels.
5. Établir un budget
Définir un budget pour votre séminaire est une étape cruciale. Prenez en compte les dépenses fixes comme la location de l'espace, les dépenses variables comme les frais de nourriture et de boisson, et les dépenses indirectes liées à la logistique. 
Le conseil d'Alphonse et Madeleine : Faites 2 à 3 devis et comparer les offres des lieux et des traiteurs. Pour les lieux, regarder ce qui est inclus (set-up, micro, matériel, fauteuil..). Pour le traiteur, vérifiez jusqu'à quelle date vous pouvez modifier le nombre de participants !
Bon à savoir ! Chez Alphonse et Madeleine, nous sommes flexibles et acceptons les modifications jusqu'à 7 jours ouvrés de votre séminaire en entreprise.

Règle numéro 7 : Respecter le planning et les horaires !

6. Configurer la salle
La configuration de la salle dépendra du nombre de participants et de l'objectif du séminaire. Pour une petite réunion, une table ronde ou rectangulaire peut suffire. Pour un grand événement, vous devrez peut-être envisager une disposition en salle de théâtre ou en U. Si vous souhaitez faire travailler les collaborateurs en mode atelier, prévoyez des tables de 6/8 personnes, plus propices aux échanges.
7. Établir un planning
Un planning bien organisé est essentiel pour le bon déroulement de votre séminaire. Il doit inclure les horaires des conférences, les temps de pause et une marge de manœuvre pour gérer les imprévus.
Le conseil d'Alphonse : Il est recommandé de prévoir un maître des horloges qui rappellent aux participants que le petit-déjeuner est terminé :)
8. Faire appel à des prestataires
Selon l'envergure de votre séminaire, vous devrez peut-être faire appel à des prestataires de service, comme un traiteur, des hôtesses d'accueil, un photographe ou un décorateur.
Si vous souhaitez vous faciliter la vie, vous pouvez choisir un traiteur événementiel qui coordonnera tout l'événement en amont et le jour J. 
Chez Alphonse et Madeleine, nous proposons des formules tout inclus où nous gérons tout votre séminaire de A à Z ou bien nous nous coordonnons avec le lieu que vous avez choisi pour valider les détails logistiques.
9. Gérer la communication
N'attendez pas la dernière minute pour envoyer vos invitations. Faites-le trois semaines à l'avance et effectuez une relance une semaine avant le jour J. Après l'événement, n'oubliez pas d'envoyer des courriers de remerciement ou un compte-rendu aux participants. Faites un feed-back aux prestataires afin de permettre à chacun d'avoir les apprentissages.
10. Vérifier que tout est en ordre
La veille, rendez-vous sur les lieux pour vérifier que tout est en ordre. Établissez une check-list et procédez à des ajustements si nécessaire.
Chez Alphonse et Madeleine, nous envoyons un déroulé événementiel à J-5 pour valider le déroulé heure à par heure, les contacts sur place et les derniers détails logistiques.

Organiser un séminaire d'entreprise peut sembler une tâche complexe, mais avec une planification minutieuse et l'aide de partenaires adaptés et expérimentés, tout se passera au mieux !

Si vous souhaitez qu'Alphonse et Madeleine vous accompagne dans l'organisation de votre journée séminaire, n'hésitez pas à nous contacter ! Nous proposons une formule qui inclut le petit-déjeuner, les pauses, le déjeuner, et les boissons à discrétion toute la journée avec personnel et matériel !

Alors, prêt à organiser votre prochain séminaire avec nous ?

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