Organiser votre événement d'entreprise à Paris ? Alphonse et Madeleine vous guide !

Vous planifiez un événement d'entreprise à Paris et vous vous demandez quelle quantité choisir pour votre événement ? Vous souhaitez connaitre la différence entre une pièce et une bouchée traiteur? Quelle quantité d'alcool est adaptée pour une soirée de 3h? Alphonse et Madeleine a une expérience de plus de 6 ans dans l'organisation d'événements en entreprise de 30 à 2000 personnes et va vous éclairer sur les essentiels : prix, boissons, et surtout, les quantités idéales pour régaler vos invités !

Traiteur événementiel à Paris : quelle quantité proposer?

La règle d'or est que plus on est de convives, moins on mange ! Pour un petit-déjeuner ou une pause, on suggère de partir sur 1 à 3 bouchées par personne. Pour un buffet déjeuner plus consistant, Madeleine conseille entre 18 et 20 bouchées ou notre format spécial déjeuner avec 3/4 pièces cocktail en guise d'entrée, un plat (chaud ou froid) suivi du fromage et de 3/4 pièces cocktail en dessert. Si vous organisez un cocktail apéritif ou un afterwork le soir, Alphonse recommande de ne pas dépasser les 6 à 8 bouchées. Pour un cocktail dînatoire ou un apéro dînatoire (c'est à dire remplacant le diner pour vos convives), Madeleine vous guide vers 18 à 22 bouchées par personne. Un format intermédiaire (11 pièces / personne) est adapté si votre cocktail dure 2h ou bien en cas de format de passage. 

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Pièce traiteur ou bouchée : comment vous y retrouver?

Une erreur courante, mais tout à fait compréhensible, chez de nombreux clients est de calculer les quantités pour leurs buffets en termes de nombre de pièces. Cependant, cette approche néglige le fait qu'une pièce peut varier considérablement en taille, allant de très généreuse à particulièrement petite. Par conséquent, il est préférable d'évaluer les quantités en termes de bouchées plutôt qu'en nombre de pièces, en adoptant la méthode du « grammage » pour une estimation plus précise. 
Bon à savoir : Pour faire simple une bouchée traiteur équivaut à environ 20 grammes. Pour retenir facilement, pensez à une mini-tartelette! Et pour resumer, il faut environ 18/20 bouchées pour que vos convives soient rassasiées.
Chez Alphonse et Madeleine, on vous indique sur vos devis l'équivalent en bouchée en totale transparence. Nos burgers maison (50 grammes) représentent une pièce donc un équivalent à "2 bouchées traiteur". Nos financiers, tartelettes ou cup-cakes (20/25 grammes) representent bien une pièce pour une bouchée.

Vous savez tout maintenant : 1 tartelette = 1 bouchée !

Quel type de pièces proposer?

Si vous souhaitez avoir une diversité importante, favorisez les petites pièces ou en tout cas celles avec le moins de bouchées possibles. Il est également possible de proposer un mix de pièce en format "finger food" et des pièces plus copieuses! Il n'y a pas de règles, il faut simplement que ce soit adapté à votre envie et votre événement !

Tout savoir sur les boissons !

Pour débuter la journée ou pour une pause gourmande, un café et thé par participant suffira. Pour un déjeuner buffet, un cocktail apéritif ou un afterwork, pensez à prévoir environ 1,5 verres par personne. Et pour un cocktail ou apéritif dînatoire, comptez généralement 2 verres par invité.
Avec un nombre croissant de convives, il est préférable de diversifier les options de boissons. Plutôt que prévoir un type de boisson par personne, on peut proposer une flûte de champagne ou un cocktail en verre d'accueil, puis du vin et de la bière.
À noter qu'un très bon crémant d'Alsace pourra remplacer le champagne et adoucir le budget !

Installation, dressage et set-up du matériel

La durée d'installation de votre événement varie en fonction du nombre de participants, mais voici une estimation générale : pour un petit-déjeuner ou une pause, prévoyez entre 30 à 40 minutes. Pour un buffet déjeuner, il faut compter de 1h à 1h15 quand pour un cocktail dînatoire avec matériel, décoration et scénographie, notre team arrive parfois en début d'après-midi !
Important : Un office traiteur et un point d'eau sont très souvent nécessaires à la bonne tenue d'un événement. Afin que votre buffet soit le plus joli possible, les caisses traiteurs, les bouteilles vides et autres assiettes restent dans l'office! Notre team s'occupe de tout !

Maître d'hôtel, serveur, runner: quesako?

Alors que les serveurs sont derrière le buffet à faire le service, un maître d'hôtel encadre une équipe de serveurs et gère votre buffet au petit oignon! Les runners sont parfois invisibles mais indispensables ! Ils font le lien entre l'office et le buffet. Ils s'assurent que votre buffet soit toujours propre et que le réassort soit effectué au fur et à mesure.
Combien de staff sont nécessaires au bon déroulé de votre événement ?
Il y a plusieurs paramètres à prendre en compte : la durée de l'événement, la diversité des boissons à servir, la distance à couvrir entre l'office et le buffet, le nombre de buffets et leurs répartitions dans l'espace. Souhaitez-vous un service fixe et mobile ? Vos convives arrivent-elles au fur et à mesure de la soirée ou est ce que tout le monde sera là à 19h en même temps après une conférence?
Chez Alphonse et Madeleine, on vous pose toutes ces questions au moment d'élaborer votre devis et on ajuste pour que le staff soit adapté à votre événement. Pour vous donner quelques répères, prévoyez un serveur pour 50 convives environ ou un serveur pour 30 convives selon la typologie de l'événement.

À votre service !

Et le budget?

Le budget dépend de votre événement : petit-déjeuner d'accueil livré-déposé ou cocktail dînatoire avec animation!
Pour vous donner une idée, retrouvez nos tarifs dans notre catalogue de saison et n'hésitez pas à contacter le notre équipe pour échanger au sujet de votre événement!

Je consulte le catalogue de saison !