Organisez un cocktail dînatoire en entreprise : les tips d'Alphonse et Madeleine !

L'automne approche à grands pas et avec lui, la rentrée. C'est le moment idéal pour organiser un cocktail de rentrée pour rassembler vos équipes, célébrer les réussites de l'année écoulée et se préparer le dernier trimestre.

Vous avez la charge d'organiser un événement et ne savez pas par où commencer ? Voici quelques conseils de la part d'Alphonse et Madeleine pour un cocktail réussi !

Les must à connaître et les questions à se poser !

1. Choisir le lieu
Le lieu de votre cocktail peut influencer son ambiance et son succès. Si vous organisez l'événement dans vos propres locaux, assurez-vous qu'ils sont adaptés à ce type d'événement. Si vous choisissez un lieu externe, vérifiez qu'il est facilement accessible pour vos invités et qu'il correspond à l'ambiance que vous souhaitez créer. 
Bon à savoir : Certains lieux disposent de tables, de mange-debout, d'un office traiteur, point d'eau. D'autres en sont dépourvus.
Interrogez votre traiteur avant la visite technique pour qu'il vous accompagne et anticipe la logistique du lieu et ces éventuelles contraintes.

2. Définir le format du cocktail
Il existe 3 types de cocktails, chacun adapté à des besoins et des attentes spécifiques :
- Le format apéritif ou afterwork : Ce format comprend généralement 6 pièces par personne pour une durée d'une heure. Les pièces sont plutôt salées, idéales pour un moment convivial après une journée de travail.
- Le cocktail de 2h : Ce format comprend 11 pièces par personne. Il peut également être utilisé pour un cocktail plus long qui ne remplace pas un dîner. C'est un choix adapté pour une soirée de networking ou un cocktail d'entreprise.
- Le cocktail déjeunatoire ou dînatoire : Ce format comprend 18 pièces ou plus et remplace un dîner. C'est l'option idéale pour un événement plus formel ou une fête qui dure 3h ou plus.
Le petit mot d'Alphonse : Anticiper ces besoins est le premier acte anti-gaspi. Outre les économies budgétaires, le meilleur déchet est celui qui n'est pas produit. Il est préférable d'adapter le format à la durée de votre événement plutôt que de gacher.

3. Prévoir les boissons
Un bon cocktail de rentrée ne serait pas complet sans une sélection de boissons adaptées. Que vous préfériez des softs, des vins ou des champagnes, assurez-vous de prévoir suffisamment de boissons pour tous vos invités. Avez-vous pensé à des boissons en bonbonne (eaux aromatisées, ice tea maison, citronnade etc)? Ils sont adaptés au format buffet car ne nécessitent pas de service.
Chez Alphonse et Madeleine, nous vous permettons d'apporter vos alcools, sous réseve de respecter notre charte écoresponsable.

4. Organiser le matériel
Du mobilier aux nappes, en passant par la verrerie, le matériel que vous utilisez pour votre cocktail de rentrée peut grandement influencer son ambiance. Assurez-vous de consulter le traiteur sur le matériel nécessaire pour que votre événement se déroule au mieux. 
Bon à savoir : le traiteur doit s'assurer en amont que le matériel est adapté au lieu et que la disposition est optimale compte tenu du flux souhaité.

5. Prévoir le personnel
Un service fluide et professionnel est essentiel pour un cocktail de rentrée réussi. Souhaitez-vous un service au buffet ? Un service mobile avec du passage au plateau. Le personnel est un élément important pour l'image de votre événement et gérer les différentes tâches de l'événement.
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6. Définir le budget
Enfin, il est important de définir un budget pour votre cocktail dînatoire. Cela vous aidera à faire les meilleurs choix pour votre événement et à éviter les surprises désagréables.
Bon à savoir : Chez Alphonse et Madeleine, nous sommes transparents dès le premier appel et vous donnons une première fourchette budgétaire afin de vous aider à construire votre budget

Un joli dressage sur buffet et un service au top sont deux éléments clefs d'un cocktail réussi!

Les erreurs à éviter pour un cocktail dînatoire!

Voici quelques erreurs courantes à éviter :

• Prévoir trop peu à manger : Si le gâchis n'est pas souhaitable, il peut être décevant d'avoir 6 pièces sur un format dînatoire. Il faut prévoir le bon format adapté à votre événement.
• Prévoyez assez d'alcool : Si la soirée dure 3h, il faut prévoir minimum 2/3 verres par personne. N'hésitez pas à demander au traiteur de prévoir une réserve si besoin.
• Le montage. Prévoir un temps de set-up de 2 à 3h minimum avec le traiteur. Pour un cocktail de 1000 personnes, le traiteur arrive en fin de matinée pour faire l'inventaire du matériel et gérer toute la logistique.
• Le personnel. Pour avoir un service fluide et de qualité, il faut un minimum de serveurs. On recommande un minimum de 1 serveur pour 50 invités.
• Le matériel : Le traiteur doit vous accompagner et prévoir le matériel nécessaire à la bonne réalisation de votre événement. Personne n'a envie de boire du champagne dans des verres à soft ! Il faut des flûtes pour le champagne, de la glace pour rafraîchir les boissons, des seaux pour le champagne, des bacs, etc.

En suivant ces conseils, vous êtes désormais armé pour organiser votre cocktail de rentrée.
Mais n'oubliez pas, un événement réussi repose aussi sur le choix du bon partenaire. Faites plusieurs devis pour comparer les lieux et les traiteurs. C'est votre soirée, le partenaire doit vous accompagner et s'adapter à vos contraintes!

N'hésitez pas à solliciter notre team événementielle pour vous accompagner dans la réalisation d'un devis sur-mesure.
Découvrez notre catalogue et commençons à planifier ensemble votre cocktail.

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